Votre registre en fidéicommis n’est pas une application distincte.
La comptabilité d’exploitation et celle en fidéicommis font partie du système de pratique, et non d’un logiciel comptable que vous rapprochez à la fin du mois. Une provision payée par carte arrive au registre en fidéicommis de ce client. Le solde paraît au dossier. Une facture est portée aux comptes clients dès son émission. Rien n’a à être transporté à la main, puisqu’il n’y a nulle part où le transporter.
- Réponse rapide
- Sapphire Legal fait-il la comptabilité en fidéicommis?
- Oui. Sapphire Legal tient les registres d’exploitation et en fidéicommis du cabinet dans le même système que ses dossiers, de sorte que les sommes détenues pour les clients ne sont pas suivies dans une seconde application. Les provisions perçues par LawPay sont portées directement au registre en fidéicommis du client, le solde du client est visible au dossier lui-même, et les factures sont portées aux comptes clients dès leur émission. Les sommes en fidéicommis suivent les règles qui rendent un compte client vérifiable : un registre ne peut jamais devenir négatif, un dépôt ne peut être dépensé avant d’avoir été compensé par la banque, et une écriture n’est jamais modifiée ni supprimée — une erreur se corrige par une écriture de contrepassation qui pointe vers l’originale, de sorte que l’historique demeure intact. Un rapprochement à trois voies compare le solde bancaire ajusté des éléments en circulation, le livre de caisse en fidéicommis du cabinet et la somme de tous les registres clients; l’approbation d’une période la verrouille et ne réussit que si les trois concordent. Le registre prend en charge les régimes IOLTA (États-Unis), de fiducie des barreaux canadiens, australien et de compte client de la SRA (Royaume-Uni).
La plupart des cabinets exploitent deux systèmes et rapprochent l’écart.
Le dossier vit dans le système de pratique et l’argent dans le logiciel comptable : quelqu’un passe donc la fin de chaque mois à les faire concorder. Ce travail n’existe qu’à cause de la couture.
Une provision arrive là où elle doit être
Un client verse une provision par LawPay et elle est portée au registre en fidéicommis de ce client — non pas dans une boîte de réception, un tableur ou la file d’attente d’un teneur de livres. L’argent et le dossier n’ont jamais été à deux endroits différents : il n’y a donc rien à apparier ensuite.
Le solde est au dossier
Ouvrez le dossier et le solde en fidéicommis du client s’y trouve, parce qu’il s’agit de la même fiche. Personne n’a à demander au teneur de livres ce qu’il reste avant de décider de poursuivre le travail.
Les factures sont portées aux comptes clients dès leur émission
Émettre une facture la porte aux comptes clients à ce moment précis, et non au prochain export de la facturation. Ce que disent les livres et ce qu’a fait la pratique sont une seule et même chose.
Les honoraires gagnés suivent une facture livrée
Le transfert d’honoraires du fidéicommis vers le compte d’exploitation est rattaché à une facture réellement livrée. Le cabinet ne peut pas retirer discrètement des sommes qui semblent gagnées avant de les avoir facturées — la même règle qui retient les honoraires d’un règlement jusqu’à leur facturation.
La banque, le livre de caisse et chaque registre client.
C’est la partie qui attire les ennuis lorsqu’elle est mal faite : il vaut donc la peine d’être précis sur ce que le logiciel vérifie réellement.
Un rapprochement compare trois chiffres qui doivent tous concorder : le solde du relevé bancaire ajusté des dépôts en circulation et des paiements non encore présentés, le livre de caisse en fidéicommis du cabinet, et la somme de chaque registre client. Lorsque deux d’entre eux divergent, l’écart est nommé et chiffré plutôt que laissé à votre recherche. Un registre client négatif est signalé comme un échec même si les trois totaux concordent, car l’argent d’un client qui comble le manque d’un autre est précisément ce que les totaux peuvent masquer. L’approbation d’une période la verrouille — et elle ne réussit que si le rapprochement est équilibré.
- Le solde bancaire est ajusté des éléments en circulation, et non comparé brut
- Tout écart est nommé et chiffré, pas seulement signalé
- Un registre client négatif échoue même si les totaux concordent
- L’approbation verrouille la période et ne fonctionne que si elle est équilibrée
- Une liste des soldes clients peut être produite à toute date
Les sommes des clients sont traitées autrement que celles du cabinet.
Ce sont des propriétés du registre plutôt que des habitudes de son utilisateur, et c’est la seule version sur laquelle on peut compter.
Rien n’est jamais modifié ni supprimé
Une erreur se corrige par une écriture de contrepassation qui pointe vers l’écriture annulée, et l’originale demeure au registre avec la mention correspondante. Il n’existe aucune version de l’historique où l’erreur n’aurait tout simplement pas eu lieu — or c’est cette version-là qu’un vérificateur réclame.
Un dépôt n’est pas dépensable avant d’être compensé
Les fonds disponibles sont les fonds compensés. Un cabinet ne peut pas décaisser à même un dépôt encore en circulation, ce qui est la façon dont un client finance à son insu le déboursé d’un autre.
Un registre client ne peut pas devenir négatif
Décaisser plus que ce qu’un client détient est refusé plutôt que consigné. Le manque que le rapprochement devrait déceler à la fin du mois est empêché au moment où il se créerait.
Aucun nombre à virgule flottante, nulle part
Chaque montant est un nombre entier de cents. La dérive d’arrondi qui fait qu’un registre finit par se contredire de quelques cents sur quelques milliers d’écritures ne peut pas se produire ici.
IOLTA, fiducie des barreaux, compte client SRA, fidéicommis australien.
Les sommes détenues pour les clients obéissent à des règles et à des appellations différentes selon le lieu d’exercice, et le registre prend en charge les quatre : IOLTA aux États-Unis, comptes en fidéicommis des barreaux au Canada, comptes clients sous la SRA au Royaume-Uni et comptes en fidéicommis australiens. Les libellés de comptes et la fréquence de rapprochement sont préréglés par régime et modifiables par compte.
Ces préréglages sont un point de départ : ce ne sont ni un avis juridique ni un énoncé de ce qu’exige un organisme de réglementation. La fréquence des rapprochements, la tenue de dossiers et les obligations de déclaration sont fixées par votre propre ordre professionnel, et un cabinet doit vérifier sa règle auprès de lui. Ce que le logiciel garantit, c’est que l’arithmétique est juste, que l’historique est intact et qu’une période ne peut être approuvée tant qu’elle n’est pas équilibrée.
Ce que les cabinets demandent au sujet de Books.
Avons-nous encore besoin d’un logiciel comptable distinct?
Que se passe-t-il lorsqu’un rapprochement n’est pas équilibré?
Pouvons-nous corriger une écriture mal saisie?
Cela nous rend-il conformes aux règles de notre ordre professionnel?
Comment se fait le versement d’un règlement?
Apportez un vrai rapprochement.
Le véritable test d’un logiciel de comptabilité en fidéicommis est un mois qui ne s’équilibrait pas du premier coup. Apportez-en un et regardez où il situe l’écart.